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Über die WIENER STADTWERKE
Die WIENER STADTWERKE hatten sich das Ziel gesetzt, den Konzern als Ganzes und die über 15.000 Mitarbeiter mit einem innovativen Hinweisgebersystem zu schützen. Besonders wichtig waren bei der Auswahl des Anbieters, dass das System nicht nur die absolute Datensicherheit der potenziellen Whistleblower gewährleistet, sondern auch die höchsten Anforderungen des europäischen Datenschutzes zu 100 % erfüllt.
Die Herausforderung
Nachdem 2015 der Aufsichtsrat und die Geschäftsführung der Wiener Stadtwerke die Einführung eines neuen Compliance Management Systems beschlossen hatte, sollte ein elektronisches Hinweisgebersystem dabei helfen, die interne Compliance Abteilung weiter zu professionalisieren und bei ihrer Arbeit zu unterstützen. Eine besonders große Rolle bei der Auswahl des Systems spielten für die Wiener Stadtwerke die Themen Datenschutz und Datensicherheit der zukünftigen HinweisgeberInnen.
Die Ziele der Wiener Stadtwerke waren:
- Das Thema Compliance intern noch stärker zu professionalisieren und positionieren
- Höchsten Datenschutz zu gewährleisten
- 100%ige Datensicherheit für Whistleblower
„Als Unternehmen im öffentlichen Eigentum gelten für die Wiener Stadtwerke ganz besonders hohe Maßstäbe bei den Themen Datenschutz und Datensicherheit. Daher bestand die Herausforderung für uns darin, eine Lösung zu finden, bei der wir zu 100% darauf vertrauen können, dass die sensiblen Daten vor dem Zugriff Dritter geschützt sind. Das BKMS® System unterstützt uns und unsere MitarbeiterInnen dabei, gemeinsam dem hohen Anspruch des Verhaltenskodex der Wiener Stadtwerke gerecht zu werden.“
Mag. Christian Delpos – Chief Compliance Officer, Wiener Stadtwerke GmbH
Die Lösung
Mit Hilfe des BKMS® Systems konnten die Wiener Stadtwerke unkompliziert und effektiv ein Hinweisgebersystem implementieren und die Fallbearbeitung und -dokumentation ideal mit dem Case Management ergänzen.Nach einer ausführlichen Marktbeobachtung und der Sichtung von Referenzen von Konzernen und Unternehmen vergleichbarer Größe und Struktur in Österreich und Deutschland, fiel die Wahl auf die Business Keeper AG (heute Teil der EQS Group).
Die einzelnen Schritte bis zur Implementierung waren die folgenden:
- Intensiver Austausch mit dem Expertenteam bezüglich der individuellen Wünsche, Bedürfnisse und Möglichkeiten
- Implementierung des BKMS® Systems und Case Managements
- Individuelles Onboarding der Fallbearbeiter durch Schulungen und Workshops
- Sichere und geschützte Testings vor dem Go-Live
- Unterstützung bei der Entwicklung eines internen Kommunikationskonzeptes für die Mitarbeiter
Die Ergebnisse
- Erfolgreiche Implementierung des Hinweisgebersystems im gesamten Konzern mit über 15.000 MitarbeiterInnen und Externen
- Gut etabliertes System und Akzeptanz bei den MitarbeiterInnen dank einem breit angelegten Kommunikationskonzept
- Schutz der MitarbeiterInnen und des gesamten Unternehmens vor hohen Strafzahlungen oder Rufschädigungen
- Unterstützung der internen Compliance-Abteilung durch Optimierung der Prozesse und DSGVO-konforme Dokumentation
- Kein ersichtlicher Missbrauch unter den eingegangenen Meldungen
„Mit den Anwendungen von Business Keeper haben wir die optimale Lösung gefunden, mit deren Hilfe wir die Anforderungen an unser Compliance-Team effektiv und strukturiert erfüllen können. Das BKMS® Case Management passt sich flexibel an unsere individuellen Bedürfnisse und Strukturen an und unterstützt uns bei der Bearbeitung und datenschutzkonformen Dokumentation. Dadurch konnten wir seit der Implementierung die manuellen Prozesse ersetzen und den Hinweisen effizienter und strukturierter nachgehen sowie die Fallbearbeitung optimieren.“
Mag. Christian Delpos – Chief Compliance Officer,Wiener Stadtwerke GmbH
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