Welcome to BKMS System
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Über die CBM
Als international tätige Entwicklungshilfeorganisation muss die Christoffel Blindenmission besonders hohen Ansprüchen an Transparenz und Ethik genügen. Das BKMS® System hilft der Organisation dabei, nicht nur im Unternehmen null Toleranz gegenüber Korruption oder Betrug zu signalisieren. Auch in der internationalen Zusammenarbeit mit Partnern beweist CBM dadurch die Selbstverpflichtung zu Compliance und Integrität.
Die Herausforderung
Die CBM wurde 2008 Mitglied der sektorübergreifenden Plattform Accountable Now, die Organisationen der Zivilgesellschaft miteinander vernetzt. Transparenz ist eine wichtige Säule der Plattform, deshalb berichtet die CBM seit ihrem Beitritt jährlich an ein unabhängiges Prüfgremium. Zentrale Punkte sind die Verpflichtung zur Rechenschaftspflicht, effektives Management, ethisches Fundraising und der Nachweis eines Beschwerde- und Hinweisgebersystems. Bei der Einrichtung des Hinweisgebersystems war es für die CBM besonders wichtig, eine Lösung zu finden, die für die mehr als 50 international tätigen Partnerorganisationen zeit- und ortsunabhängig verfügbar ist und eine effektive, strukturierte Bearbeitung der Meldungen ermöglicht.
Die Ziele der Christoffel Blindenmission sind:
- Nach der Einführung des Hinweisgebersystems wird es in dem erwarteten Maße genutzt, um Hinweise anonym zu melden.
- Die innovative Telefonielösung in Form des VoiceIntake erweist sich hierbei als ideale Ergänzung und ermöglicht einen weiteren hochsicheren Meldekanal für Whistleblower.
- Zugleich erfüllen wir damit bereits jetzt alle Anforderungen der EU-Whistleblower-Richtlinie und ihrer Umsetzung in das nationale Hinweisgeberschutzgesetz.
„Als internationale Organisation ist es uns besonders wichtig, dass wir mit den höchsten Best-Practice-Standards arbeiten und alle relevanten Gesetze in allen Ländern, in denen wir tätig sind, einhalten. Mit dem BKMS® System müssen wir uns keine Gedanken machen und sind auch beim Thema Datenschutz und Anonymität der Whistleblower auf der sicheren Seite. Das Hinweisgebersystem von Business Keeper* ist seit vielen Jahren ein wichtiger Pfeiler bei der Korruptions- und Betrugsprävention der CBM.“
Heike Uhl – Senior Manager Internal Audit, CBM Christoffel-Blindenmission Christian Blind Mission e.V.
Die Lösung
Das BKMS® System bot der Christoffel Blindenmission die Möglichkeit, zügig und ohne große Umstände ein Hinweisgebersystem im Unternehmen zu implementieren. Das BKMS® System befähigt die CBM, Meldungen zeit- und ortsunabhängig entgegenzunehmen, effektiv und übersichtlich zu bearbeiten und vergleichende Analysen und Reports zu erstellen. Nach umfangreicher Recherche vergleichbarer Angebote entschied sich die CBM für das flexible und effektive BKMS® System als beste Lösung, um die eigenen Compliance-Standards des Hinweisgebersystems für die zahlreichen internationalen Partner zu erfüllen.
Die Schritte zum Hinweisgebersystem
- Persönlicher und intensiver Austausch mit den Experten von Business Keeper über die praktische Handhabung, die internationale Anwendbarkeit und die Datensicherheit des Systems.
- Einführung des BKMS® System, begleitet von individuellen Schulungen und Workshops für die Fallbearbeiter.
- Testläufe in einer sicheren, geschützten Testumgebung vor dem endgültigen Livegang und die gemeinsame Entwicklung eines Kommunikationskonzepts, um Mitarbeitern Zweck und Handhabung des Systems näherzubringen.
Die Ergebnisse
- Erfolgreiche Einführung des Hinweisgebersystems bei der CBM in 3 Phasen für deutsche Mitarbeiter, über 500 lokale Mitarbeiter in Regional- und Länderbüros und für Partner und Lieferanten vor Ort.
- Individuelle Definition von sieben Meldekategorien im Unternehmen:
1. Bestechung & Korruption
2. Betrug/Veruntreuung/Diebstahl
3. Schutzmaßnahmen / Missbrauch / Sexuelle Belästigung
4. Vetternwirtschaft
5. Andere Verstöße gegen gesetzliche Vorgaben
6. Andere grobe Verstöße gegen interne Regeln
7. Verstöße gegen Datensicherheitsregeln - Eingang und Bearbeitungen von 53 Meldungen seit Einführung des Hinweisgebersystems, 42 Meldungen davon mit Postkasten.
- Die Anzahl der gemeldeten Fälle pro Jahr betrugen:
- Seit Juni 2014 bis zum 1. Juni 2021 gab es 11.302 Klicks auf die Einführungsseite.
- Absolute Datensicherheit für das Unternehmen und Schutz für die Identität der Whistleblower.
- Entlastung der Internal Audit-Abteilung durch unkomplizierte Bedienung der Plattform und problemlose Einbindung des Hinweisgebersystems auf der Website.
- Effektiver Schutz vor Strafverfolgung, Strafzahlungen oder Rufschädigung des Unternehmens
„Zu den Grundwerten unserer Organisation zählen Integrität, Kommunikation und Professionalität. Die Interessen unserer Begünstigten und Spender zu schützen, genießt bei uns höchste Priorität. Daher ist es uns vor allem ein Anliegen, die ordnungsgemäße Verwendung der uns anvertrauten Gelder sicherzustellen und zu gewährleisten, dass Betrug oder Veruntreuung keine Chance bei der CBM haben. Das BKMS® System unterstützt unsere Mitarbeitenden und Projektpartner zudem sehr bei der Korruptionsbekämpfung. Es erlaubt ihnen zu jeder Zeit in 5 Sprachen unethisches Verhalten zu melden und zu demonstrieren, dass die Grundwerte der CBM überall ihren Einsatz finden.“
Heike Uhl – Senior Manager Internal Audit, CBM Christoffel-Blindenmission Christian Blind Mission e.V.
Fünf Fragen an: Heike Uhl
1. Wieso haben Sie sich für Business Keeper* entschieden? Welche Punkte waren für Sie besonders wichtig?
Die Entscheidung für Business Keeper war geprägt von einem hohen Sicherheitsdenken in Bezug auf die Datensicherheit der Meldungen und in der praktischen Handhabung des Systems. Zudem war es wichtig in einer weltweit tätigen Organisation Meldungen unabhängig von Ort und Zeit zu ermöglichen. Ein weiter Punkt waren der innovative Charakter des Meldesystems und die Möglichkeit somit eine positive Benchmark im internationalen Vergleich und Reporting von Nichtregierungsorganisationen zu setzten.
2. Wie bewerten Sie die Zusammenarbeit mit Business Keeper? Wie werden Sie und Ihr Team von Business Keeper unterstützt?
Die Zusammenarbeit mit Business Keeper war stets auf hohem professionellem Niveau, gepaart mit einem sehr persönlichen Miteinander. Dadurch wurden aufkommende Schwierigkeiten sehr schnell gelöst und Neuerungen konnten in kurzer Zeit eingeführt werden.
3. Wie bewerten Sie den Implementierungsprozess und wie sahen die Schritte in der Praxis aus? Wie wurden Sie und Ihr Team dabei unterstützt?
In der Einführungsphase wurde unser Team sehr stark von Business Keeper unterstützt. Die Entwürfe zur Demonstration waren bereits sehr reell und haben die Einführung und Abstimmung innerhalb der Organisation erleichtert. Wichtige Hilfestellungen waren auch die praktischen Beispiele für die Kommunikation innerhalb der Organisation. Die Teilnahme und der Austausch zwischen den schon erfahrenen Anwendern während des BKMS® Experience Day waren sehr hilfreich, um die anfänglichen Unsicherheiten in der Bearbeitung der ersten Fälle abzufedern.
4. Wie kommunizieren Sie das BKMS® System?
Das BKMS® System ist auf der Webseite www.cbm.org präsent. Innerhalb der Organisation wurde das System in Mitarbeiterversammlungen vorgestellt und es hat in der innerbetrieblichen Kommunikation und in Schulungen seinen Platz. Es ist ein fester Bestandteil in der Orientierung von neuen Mitarbeitern. Die CBM-Partnerorganisationen werden regelmäßig über das System informiert und Lieferanten auf das System in den Verträgen aufmerksam gemacht.
5. Wie ist das Feedback im Unternehmen zu Ihrem Hinweisgebersystem?
Es ist ein vieldiskutiertes Instrument und wird im Allgemeinen als sehr wichtig empfunden.
Sie möchten mehr darüber erfahren, wie das BKMS® System Sie unterstützen kann? Werfen Sie gemeinsam mit uns einen Blick in das Hinweisgebersystem und nehmen Sie Kontakt zu uns auf.